BLOG

Outsourcing af print kan mærkes på din bundlinje

Fakturaer, informationsbreve og andet “daglig post” er en stor del af mange virksomheders administrative arbejde og kommunikation med kunder, leverandører osv. I dag vælger flere og flere virksomheder dog at outsource deres print og kuvertering til en ekstern samarbejdspartner. Breve, fakturaer, policer, brochurer osv., der løbende skal printes, kuverteres og sendes ud på bestemte tidspunkter kræver nemlig mange ressourcer, koordinering og det rette produktionsudstyr.

I dette indlæg kan du læse mere om outsourcing. Hvordan finder du frem til, om det er en god ide for din virksomhed at outsource jeres print- og kuverteringsopgaver, og hvordan får I mest muligt ud af jeres outsourcing.

Bedre teknik, mindre volumen

Mange virksomheder har tidligere lavet et skøn om, at de kunne opnå besparelser, større fleksibilitet og mere kontrol ved at have produktionen af print i eget hus. Men i de senere år er tingene begyndt at forandre sig. Mens teknologien er blevet bedre, er volumenerne faldet hos næsten alle virksomheder. Beholder du printproduktionen in house, står du sandsynligvis med samme omkostningerne til lønninger og vedligeholdelse, men opgaverne bliver færre. Står I selv for print i dag, bør I derfor foretage en ny vurdering af, om det egentlig kan betale sig.

Er outsourcing af print en god forretning for din virksomhed?

Når du skal finde frem til, om din virksomhed bør outsource printopgaverne eller fortsat beholde dem selv, bør du kigge på fordelene og ulemperne. Vi oplever ofte, at der kan opnås flere fordele, end virksomhederne umiddelbart tror, og derfor giver vi dig her et overblik over, hvilke parametre, du bør inkludere i dine overvejelser.

Følelsen af kontrol og fleksibilitet

Grundlaget for at beholde printopgaver i virksomheden er ofte baseret på opfattelsen af, at det giver større fleksibilitet og kontrol over opgaverne. Det at kunne snakke med medarbejder x, der har ansvaret for printopgaven og kender virksomheden og procedurerne, har i manges øjne stor værdi. Følelsen af kontrol og muligheden for at klare tingene ansigt-til-ansigt, er vigtig. Og derfor vælger mange at beholde deres print inhouse.

Vælger du at outsource, føler du måske, at du mister denne kontrol og fleksibilitet. Men det er faktisk ikke tilfældet. Den største forskel er, at din kontakt foregår over telefon og mail i stedet for ansigt-til-ansigt.

Højere pris pr. enhed

Hvis stykprisen på dine printopgaver er det afgørende for din beslutning, virker outsourcing måske ikke som det oplagte valg. Gør du regnestykket op i priser pr. enhed, er det højst sandsynligt billigere at beholde print og kuvertering under eget tag. Det er dog ikke sikkert, at din samlede besparelse er højere, hvis du gør det op på den måde. Du bør i stedet se på totalomkostningen ved outsourcing vs. inhouse print, vi kommer ind på i næste afsnit.

Gå fra faste til variable omkostning og opnå besparelser

I 4 ud af 5 tilfælde er den største fordel ved outsourcing af print og kuvertering, at du sparer penge. Selvom stykprisen ofte er højere hos en ekstern samarbejdspartner, vil du sandsynligvis kunne opnå en samlet besparelse. Øvelsen ligger i at lave et samlet regnestykke, der inkluderer alle skjulte omkostninger og besparelser. Og det er her, det bliver interessant

Derfor er det vigtigt at komme hele vejen rundt. Gør man det, er der rigtig mange virksomheder, der kan spare penge på at outsource printfunktionen. Virksomheder, hvis interne printshops har en vis størrelse, kan tydeligt aflæse det på bundlinjen, når de vælger at outsource deres print- og kuverteringsopgaver. Udgiften går fra at være en fast bunden driftsomkostning til en variabel, hvor kun de reelle omkostninger indgår. Således påvirker alle de skjulte omkostninger – som f.eks. vedligeholdelse/service af maskinpark, afskrivninger, software, lønninger, forsikring og lokaler – ikke længere virksomhedens samlede resultat negativt.

Høj hastighed og leveringssikkerhed

I de fleste virksomheder ligger ansvaret for produktionen og leveringssikkerheden hos de samme medarbejdere – altid. Men hvad hvis medarbejderen bliver syg? Så er der lige pludselig ikke nogen, der kan udføre arbejdet, og så kommer materialet ikke ud til tiden.

Samtidig er mange virksomheder præget af sæsonbetonet arbejde, der påvirker medarbejdernes arbejdsmønstre. Det betyder, at medarbejderne med ansvar for printshoppen i visse perioder har så travlt, at de ikke kan følge med, og vigtig information til kunderne bliver forsinket. I andre perioder står medarbejderne i kø for at få flere opgaver. Men lønnen er den samme hele året.

Når du outsourcer print- og kuverteringsopgaverne, undgår du disse udfordringer. Med en ekstern samarbejdspartner er sygdom, ferie osv. ikke din hovedpine. Du bestiller blot en opgave, der skal leveres til en bestemt tid, og så kan du ellers læne dig tilbage og vente på resultatet.

Kombineret e-Boks og Digital post med direct mail brevudsendelser

Al målrettet kommunikation til hver enkelt modtager, kan kombineres med e-Boks og mit.dk. Det gælder om at sammensætte den mest optimale udsendelse og med at individualisere information og budskaber til dine kunder i de forskellige kanaler. Det gælder jo ikke bare om at levere budskabet, men også sikre, at det bliver læst. Er modtageren for eksempel ikke tilmeldt e-Boks eller Digital post, kan Express i stedet sørge for at sende et brev til kunden. Et individualiseret brev med link til online spørgeskema er også en mulighed. Det vigtige er at have en samarbejdspartner der kan hjælpe med hele processen. 

Udnyt dine medarbejderes kompetencer bedre

Når du vælger at outsource print og kuvertering, har du mulighed for at flytte de medarbejderressourcer fra rutineprægede og ensformige opgaver til områder, hvor de kan bidrage til og understøtte virksomhedens kerneforretning. Dette frigør med andre ord ikke alene ressourcer, men giver også både den enkelte medarbejder og virksomheden som helhed mulighed for at udvikle sig.

Undgå at viden går tabt

Når du håndterer dine printopgaver i eget hus, har du givetvis et antal medarbejdere, der er fast ansvarlige for funktionen. Og ingen andre ved reelt, hvordan opgaverne skal løses. Hvis de medarbejdere ikke længere er i virksomheden, risikerer du, at deres viden forsvinder sammen med dem. Og så kan du starte forfra. Ved outsourcing af dine print- og kuverteringsopgaver undgår du, at vigtig viden går tabt, idet al viden ligger hos en ekstern samarbejdspartner, der er ekspert på området.

Gør det nemt at starte op og skalere

Succes med outsourcing kræver ordentlig planlægning og entydige aftaler. Når du skal opstarte samarbejdet med en ekstern partner, er der indledende planlægning, forventningsafstemning og aftaler, der skal på plads. Det involverer bl.a. en konkret opgavebeskrivelse, databehandleraftaler, rapportering osv. Alt dette skal sikre, at du føler dig tryg ved outsourcingen og kan mærke effekten ved samarbejdet.

Når først du er kommet i gang med en outsourcing af dit print, er det altid muligt for dig at skalere op og ned. Skal din virksomhed pludselig sende et informationsbrev til alle kunder, vil en professionel leverandør kunne håndtere dette – uanset om der så er 500.000 print og kuverteringer. Du kan nemt sikre dig den fleksibilitet, du ønsker.

Skal vi tage en snak om dine muligheder for outsourcing? Kontakt os her.

EXPRESS er et robust og høj-effektivt produktionshus inden for fysisk og digital brevproduktion med en stærk organisation af specialister inden for data og dokumenthåndtering, rådgivning, projektledelse og produktion.

EXPRESS er auditeret i henhold til både ISAE 3000 og ITGC TYPE 1 og 2 erklæringer, som dokumenterer vores solide kontrolmiljø og datasikkerhedsprocedurer.